よりよい会議を考える旅の途中。

うまてぃー

先週、久しぶりにちょんせいこさんに会えたことと、来週からホワイトボード・ミーティング®︎を自分たちの学年でやることになったこともあり、今まで会議について考えてきたことや、取り組んできたことを書いてみたい。

公立時代の職員会議と学年会議の話

僕は教師以外の仕事をしたことがないので、他に比較の対象はないけれど、学校という職場は会議が多いなぁと思う。例えば、全職員が集まって1時間ほど開かれる職員会議。すでに決定している情報の共有や伝達が多く、事前に配布される資料を読めば分かることばかりで、その時間を「休憩時間（久々に職員室の席に座れた・・・）」や「内職時間（授業の準備をしたり、提出物などの名簿チェックをしたり、書類を作成したり）」のように、僕は使っていたりしていました・・・。職員会議の場で意見を言っても、すでに決定している事項の多くはその意見を反映されることなく、「それは来年度の検討事項とします」ということになり、その場で扱われることはほとんどなかったです。（そして、来年度も検討されないまま同じことが起こることも。）ごく稀に、一部の先生が強く主張した意見で、決定していることがひっくりかえることもありました。

また、職員会議以外で、よく開かれる会議は「学年会議」。僕の職場では10名以上の学年の先生が集まって情報を共有したり、決め事をすることが多かったです。その会議は、基本的には学年主任の先生が、司会・進行をする会議なのだけれども、ときには学年主任の先生の案通りに全てが決まったり、一部のベテランの先生だけが発言して、それ以外の先生には発言する機会がものすごく少ないということもある。

僕にとって、それらの会議は、「何のために、この会議にいるのか？」「自分の役割は何なのか？」ばかり気になってしまって、とても元気の奪われる時間でした。

せっかく同じ時間を過ごすのなら、そんな現状に文句ばかりを言ってもしょうがないので、自分でその状況を何とかできないか？とも、考えていた。ちょうど、そのタイミングで11年前に出会ったのが、ちょんせいこさんのこちらの本だ。

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この本を元に、みんなが元気になるような学年会議にしたいと提案し、学年主任になってからは、さらに動いていった。具体的にやっていたことは、以下の通りだ。

①事前に共有する会議資料の議題に、「発散」「共有」「収束」のいずれかを書いておき、何をする会議なのかを明確にしておくこと。

議題の前に、この三つを書いておくだけで、個人としてどう会議に参加していけばいいのかわからなくなってしまうことが減ったというフィードバックをもらえた。あ、これは「発散」だから、どんどん意見を言ったほうがいいんだな、となり、ベテランの先生もなかなか意見の言えない若手に積極的に意見を求め、そこからナイスアイデアが生まれて盛り上がる、ということもあった。

②開始時刻と終了時刻を、書いておき、それらを厳守すること。

それぞれの先生には、それぞれの家庭の事情がある。当時は、ちゃんと理解できていなかったことが反省。早く帰って、子どもを迎えに行かないといけない人。お迎えが遅れると、保育園に叱られたり延長料金を取られること。両親の介護がある人。体調が悪いから、病院の予約を入れている人。早く帰って夕ご飯の準備をしないと、家でお腹を空かせて待っている子どもたちがいる人。終了時刻が曖昧で、ずっと会議をやっていた時に、小さい子供がいる先生が、「私はすぐに帰ってしまうので何のお役にも立てなくてすいません・・・」と、常々恐縮して言っていたことをよく覚えている。今は、僕も小さな子どもがいるので、そういう人の気持ちが分かるようにはなってきたけど、当時は申し訳ないことをしたなぁと思っている

③事前の資料準備

事前に資料をどれだけ準備できているかや、会議の進め方や議題を準備できているかで、質が大きく変わってくるので、準備が大事だった。特に若手の先生たちの提案や、初めての議題の提案の場合は、なるべく早めにその資料を見させてもらって、「もっとここを考えたほうがいいかも」と、アドバイスをしたり、一緒につくることもあった。最初は時間がかかるけども、誰だって最初は初心者。彼らもどんどん慣れて力をつけてきてくれて、頼もしい存在になっていった。

④大きなホワイトボードの設置

いわゆる会議、議論の見える化。みんな資料を見ながら議論をしているので、今どこを話ししているのか、何の話をしているのか、議論を追えなくなって、迷子になってしまう先生もいた。そこで、当時の教頭先生にお願いして、大きなホワイトボードシートを黒板に貼ってもらえることになった。基本的には、僕がホワイトボードに、どんどん「発散」「共有」「収束」を書いていく。こうすることで、ついつい脱線しがちなときも、議論に戻ってこられるし、家庭の事情や生徒指導で、学年会議に参加できなかった人にも、写真で議論の中身を共有することができる。あとは、どの人の意見も、ちゃんとホワイトボードに残しておくことで、「あぁ、自分の意見が大事にされているなぁ」という空気が流れ、会議が自然と温まって、元気の出るものになっていく。

軽井沢風越学園での1年目の会議の話

さて、今の職場で、会議をどうしたらいいのか、まだまだ試行錯誤中ではあるけど、ざっと記録を残しておく。どうしても開校して1年目ということで、決めることがたくさんあり、自然と会議も長くなる（僕は、帰りの関係上早めに帰ってしまうから、きっと他のメンバーは、僕以上に長いと感じているはず）。特に、1年目はみんなで決めようとして、決まらないこともいろいろあった。

そこで、今の職場のような組織に合うような会議の仕方が書いてあると思って、こちらの本を参考にしながら、会議の仕組みをつくっていった。

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この本の第6章から8章にかけては、ミーティングの進め方や議事録の取り方について具体的な進め方が書かれている。1つ1つの進め方の説明からは、「あなたは組織のメンバーを信頼していますか？」と問われている印象を強く受ける。「自分はメンバーを信頼することができているのだろうか？」ということを、本を通して自己と対話することで、読んだ次の日からできる行動を丁寧にアドバイスをしてくれるコーチのような1冊であり、会議で悩む人におすすめの本だった。

そして、提案した会議の仕組みは、これ。

「後期」とは、小学校3年生以上のことで、その学年以上を担当しているスタッフのミーティングということだ。

このやり方でも難しかったことはいくつかあった。

1番は、議題が多すぎたこと。時間に対しての扱うべき議題が多く、例えば、1つの議題に5分だけしか、話し合いの時間がないということがあった。そうなると、「せっかくこの場でいろんな意見をもらえると思って準備してきたのに・・・」と提案者の元気がなくなっていくこともある。また全員で同じことを議題として話すと、興味のある議題と、そうでない議題もある。興味があり、意見がある人が話し続けて、それ以外の人は沈黙をしているというときもあった。あとは、普段はSlackというツールで情報を共有しているけれども、子どもを相手にしながら、それらの情報を掴んでいくことはとても難易度が高く、情報が流れていくことが多かった。そうなると、Slackで情報を発信した人は、「あー、自分の伝えたいことが伝わっていないなぁ」と不安になり、このミーティングの場でたくさんの情報共有がされることにもなった。でも、みんなの前で伝えたからといって、必ずしも全部伝わることばかりではなく、「あれこないだミーティングで伝えたよね？」「え、そうだっけ？そんなこと言ってたっけ？」などのコミュニケーションのすれ違いもちょこちょこ起こってしまっていた。

軽井沢風越学園での2年目の会議の話

そこで、今年の後期ミーティングでの進め方の提案はこちら。

会議については、まだまだ、いろいろな課題があるんだけれども、

一番は、「議題を持ってきた人の思いを大切にするということ。一人ひとりが意見を言える機会をちゃんと取るということ。」が、今は大切だと思って、この提案をしている。そして、全員で決める場所にはしないということ。できれば、自分の背中をお互いに信頼して任せ合えるような仲間によりなっていったらいいなぁと思う。

ミーティングの時間になったらまずは、自分が出店した議題のことを伝える。その議題を持ってきてくれた思いを一言聞くことでも、あの人はそれが気になっているんだなぁということが分かり、そのことでお互いを気にかけて仕事が進んでいけるようになることは大切だと思っている。

そして、どうしてもその場で共有したいことがあれば、伝える。

その後、各自が参加したい「店」に、参加する。

こうすることで、今まで5分しか参加できなかった話し合いに、30分ほど時間を使うことができて、次への具体的なアクションや、新しいアイデアが生まれる場所にジワジワとなってきているような気がする。また、事務局スタッフが1人で抱えて困ってしまっていることを、みんなで一緒に考えて解決するといういい動きが起こったこともあった。

自分が参加できなかった他の「店」の内容は、議事録や写真を見ることで情報は共有できていく。

まだまだ、自分自身にも改善することはたくさんある。

会議ファシリテーターのマーキーに、

会議には、「共有」→「発散」→「混沌」→「収束」の流れがあると教えてもらった。

僕は、この「混沌」が苦手と自覚しているので、ここを何とかするのが僕自身の大きな課題だ。

マーキーのアドバイスによると、

「混沌」がきたら、次の展開に進めるぞ、と喜ぶこと、が大事らしい。混沌を愛する、という姿勢が大事なのだ。そして、①聴くこと、②書くこと、③みえるようにすること。④おさらいをすること、⑤整理をして選択肢を整えること⑥問うこと、⑦待つこと。この7つのポイントをしていけば、混沌から脱出することができるとのことだった。

いつだって、組織やチームが良くなっていくと感じることができるときは、自分の内側がきちんと整って、そして、自分自身が動けているときだ。動けば、変わる。止まれば、太る。